Implementación de buenas prácticas en los proyectos de tecnología: un reto más allá de las metodologías

Resumen: Hoy en día, las organizaciones requieren de estrategias que permitan establecer mecanismos de transición de un modelo tradicional, a un esquema denominado “transformación digital”. Su principal objetivo es integrar tecnologías que apoyen a los procesos y a las áreas de la organización, generando valor en los clientes tanto internos como externos. Por ello, no es extraño que las organizaciones planteen una serie de preguntas en las que se cuestionan y reflexionan respecto a dos concepciones ¿Por qué es importante que la organización desarrolle cambios digitales? y ¿Cuál es el impacto a nivel de las Tecnologías de la Información?

Palabras Claves: Transformación Digital, objetivos, alcances, proyectos.

Abstract: Today, organizations affected by strategies that establish transition mechanisms from a traditional model, a scheme, called “digital transformation”. Its main objective is to integrate technologies that support the processes and areas of the organization, generating value for both internal and external customers. Therefore, it is not strange that organizations pose a series of questions in which they question and reflect on two concepts. Why is it important for the organization to develop digital changes? And what is the impact at the Information Technology level?

Desarrollo:

Los proyectos de transformación digital requieren del esfuerzo de toda la organización para establecer estrategias que deben estar enmarcadas desde la alta gerencia hasta los niveles operativos de la institución. Según el Pulse of the Profession® indica que “las organizaciones desperdiciaron casi el 12% del gasto de inversión en proyectos, debido a un desempeño deficiente” (PMI, 2019), por lo tanto, las organizaciones deben establecer proyectos que se alineen a la estrategia organizacional, sin perder el vínculo con la tecnología. Según (Forbes, 2018), indica que “el 80% de las organizaciones se ha sometido a una trasformación significativa con tecnología disruptiva, y solo el 25% de esas iniciativas ha producido beneficios tangibles con respecto a sus objetivos originales”.

¿Por qué fallan los proyectos? Principalmente fallan por tres aspectos. El primero, falta del establecimiento del alcance, el cual debe alinearse a la estrategia de la organización. Todo proyecto que no esté alineado no representará valor para la institución. El segundo elemento por el cual fallan los proyectos se debe a la mala planificación del tiempo, esto repercute en los recursos asignados teniendo sobrecarga de trabajo, personal no capacitado, entregas fuera de los horarios laborales, entre otros. El tercer componente del por qué fallan los proyectos, se debe a una estimación sobre dimensionada o por debajo de lo que se requiere en el presupuesto, lo que termina afectando la calidad de los entregables, cierre de proyectos o de fases por falta de fondos en su ejecución.

Otros componentes que son importantes destacar para el éxito de un proyecto, es la capacidad de dirección y buenas prácticas de proyectos, esto involucra la capacitación en gestión de proyectos, implementación de nuevas tecnologías, análisis de procesos, desarrollo de habilidades para el director de proyectos y el equipo, tales como: liderazgo, trabajo en equipo, negociación, relajación, inteligencia emocional, entre otros. La implementación de proyectos de tecnología implicará el establecimiento de mecanismos que evidencien los niveles de madurez en la organización, tanto a nivel de TI como a nivel de proyectos, permitiendo así que la organización establezca mecanismos de innovación, fortaleciendo la incorporación de buenas prácticas de dirección de proyectos, marcos de trabajo, estándares, tales como los enfoques ágiles, predictivos o bien el resultado de modelos híbridos.

La guía del Project Management Body of Knowledge (PMBoK®, del Project Management Institute PMI®), establece las buenas prácticas en la dirección de proyectos, recomendando incorporar herramientas y técnicas para completar 49 procesos de dirección de proyectos, los cuales se clasifican en 10 áreas de conocimiento y 5 grupos de procesos.

Según el (PMBoK, 6th ed.) un proyecto “es un esfuerzo temporal destinado para crear un único producto, servicio o resultado”, dicho de esta manera la implementación de proyectos de transformación digital nos llevará a razonar no solamente en proyectos sino en la incorporación de programas y portafolios de proyectos. En este caso, PMI define un programa como “un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionarán de forma individual”, dicho de esta manera, el programa centrará sus esfuerzos en generar dependencias entre proyectos, implementará mecanismos para reducir costos, evaluará el riesgo de manera integral para mitigarlo y en la manera de lo posible eliminarlo.

En este sentido, un programa de transformación digital involucrará proyectos tales como: Dispositivos interconectados, Inteligencia Artificial, Big Data, Blockchain, impresión 3D, aprendizaje autónomo, tecnologías emergentes, redes, seguridad a nivel de hardware, software, de base de datos, entre otros. Una de las cosas que este tipo de proyectos determina es la capacidad de adaptarnos al cambio y es aquí donde surge el concepto de proyectos híbridos, donde se adaptan procesos de proyectos predictivos con ceremoniales de proyectos ágiles como el marco de trabajo de SCRUM®.

Según la guía de SCRUM es “un marco de trabajo simple que promueve la colaboración en los equipos para lograr desarrollar productos complejos” (Ken Schwaber, Jeff Sutherland, 2019), el principal propósito es incorporar la adaptabilidad y la respuesta al cambio, se basa en el principio de la hipótesis y el establecimiento de modelos empíricos, los equipos son autogestionados. Involucra 5 eventos importantes, 3 artefactos y 3 roles, permitiendo así al líder del proyecto, intervenir en cualquier etapa, tomar decisiones en conjunto con el equipo de trabajo, involucrar al cliente y a los demás interesados.

La implementación de cualquier proyecto de tecnología, requiere del establecimiento de buenas prácticas en dirección de proyectos, el departamento de TI debe involucrar prácticas como gestión del alcance de proyectos, o bien, gestión de programas a través de mecanismos como SCRUM escalado, sin olvidar que es necesaria la incorporación de habilidades de la era digital como: la ciencia de datos, mentalidad innovadora, conocimientos de seguridad y privacidad, conocimientos de cumplimiento de normas y regulaciones, capacidad para tomar decisiones basadas en datos y liderazgo colaborativo.

Referencias bibliográficas

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBoK® Guide) 6ª. Edición . ISBN-13: 978-1628251845

ICB4 – IPMA Individual Competence Baseline for Project Management ISBN-13: 978-8888198392

Transformación digital para empezar la disrupción corporativa: contexto, etapas y agentes de cambio de la transformación digital. Autor: Andrés Vrant. The INK Publishing; Edición: 1 (25 de febrero de 2019). ASIN: B07P9T7MZQ

Lidera la Transformación Digital con éxito: Guía práctica y operativa sobre cómo abordar la Transformación desde IT. Autor: Mario Cortés Flores. ASIN: B08241Z33T

Project Management: An Essential Guide for Beginners Who Want to Understand Agile, Scrum, Lean Six Sigma, Kanban and Kaizen When Applied to Managing Projects. Autor: Wade Golden. ISBN: 978-1-64748-219-0